Oficina 2.0: el concepto que revoluciona los espacios y edificios del mañana

Empresas y organizaciones analizan cómo adaptarse a la “nueva normalidad”. Consideran si deben mantener el trabajo remoto, implementar un esquema híbrido, o recibir de regreso a sus colaboradores en medio de un nuevo ambiente laboral. Más exactamente, un espacio transformado que les permita trabajar de manera segura, con el apoyo de la tecnología y la infraestructura física como sustento de este nuevo modelo.

Aunque el teletrabajo demostró ser productivo, los estudios realizados durante el último año determinan que es necesario regresar a la oficina. Algunas de las razones que lo justifican son: mantener la cultura corporativa, atraer y retener el talento, retomar el sentido de comunidad, aumentar la productividad, sacar mejor provecho de las herramientas de colaboración y socializar; explica Juan Pablo Borray, Gerente de Desarrollo de Negocios para Latinoamérica de Panduit.

Uno de los estudios que así lo confirma es el de “U.S. Work from Home 2020, sobre el futuro del lugar de trabajo”, elaborado por el Instituto de Investigación Gensler. De acuerdo con encuesta realizada entre el personal de 10 industrias, sólo el 12% de los trabajadores de Estados Unidos quiere laborar de tiempo completo desde sus casas.

La primera conclusión de este informe es que la mayoría quiere volver a su lugar de trabajo, pero con cambios críticos. La segunda, es que las generaciones más jóvenes, Millennials y Centennials, son menos productivas trabajando desde casa. Y la última, que las personas esperan volver a un lugar de trabajo diferente. Los colaboradores quieren más espacio, menos uso compartido de escritorio y mayor soporte para el trabajo virtual y móvil.

¿Qué es la oficina 2.0?

Según Juan Pablo Borray, “la pandemia cambió profundamente la forma en que trabajamos. Esto hace que se redefina el propósito de la oficina principal y que las preferencias y necesidades de los empleados deban terse en cuenta. Con base en este nuevo contexto, la Oficina 2.0 es el lugar donde las personas quieren ir a trabajar.

En otras palabras, se trata de la transformación de los ambientes de trabajo y convivencia del personal. Una transición al mundo digital que comprende la optimización de los espacios. Ahora el diseño se decide en favor del usuario. Es decir, áreas amplias, definidas,  y abiertas que sean cómodas y seguras para sus ocupantes; siempre en función de protocolos de salud y bienestar, resalta Juan Pablo Borray.

Esto, sin embargo, no es tan sencillo. Los lugares que teníamos antes de la pandemia deben cambiar y es por eso que se van a dar importantes cambios. El primero y más importante, el enfoque en la salud. Anteriormente, cuando una empresa buscaba un espacio seguro, se verificaban condiciones de iluminación, temperatura y otras características necesarias para habitarlo. Los aspectos relacionados directamente con la salud no eran una prioridad.

El tema de bioseguridad hoy hace parte fundamental del concepto de oficina. De ahora en adelante, vamos a encontrar protocolos de diagnóstico y seguimiento, limpieza e higiene, distancia física; como también reglas a seguir para el desplazamiento dentro de los edificios, afirma Borray.

Con base en estas exigencias, la infraestructura de los edificios tiene que cambiar. Vamos a encontrar nuevas topologías del espacio y formas de acceso; al igual que nuevas normas y estándares para distribuir las áreas de trabajo.

Es así como, enfocados en la tecnología, tendremos una oficina completamente reimaginada. No van a estar los antiguos cubículos. Habrá espacios flexibles y áreas que habiliten de mejor forma el trabajo. Será una experiencia mejorada, sin contacto o con menos contacto, pero sobre todo, con salud, bienestar y aplicaciones para el edificio digital.

Esta transición también implica la adopción desoluciones tecnológicas para mejorar la comunicación, la logística y gestión de recursos. La oficina 2.0 requiere de sensores que midan diferentes variables como: movimiento, temperatura, niveles de CO2 e iluminación, entre otros. Asimismo, cámaras inteligentes y controles de acceso para saber quiénes estuvieron en cierta área en determinado momento.

¿Cómo funcionarán las compañías?

La oficina principal, que era donde antes todos nos enfocábamos, funcionará ahora como un escaparate para la marca. Allí es donde vamos a tener los showrooms, los productos y las cosas que queremos mostrar, pero no necesariamente va a ser el lugar donde estén los empleados, asegura Borray.

Lo que estamos viendo es que va a haber un aumento en la fuerza de trabajo híbrida. Esto quiere decir que se presentará una combinación entre trabajo en la oficina y trabajo remoto. No hay una estimación específica de qué porcentaje tendrá cada uno. Son cosas que cada empresa está viendo. Lo que sí es importante es que, así como la gente no quiere trabajar 100% en forma remota, también quiere conservar la oportunidad del teletrabajo, porque se ha dado cuenta que tiene beneficios.

Estilos de trabajo balanceados

Según encuesta sobre “El sentimiento de los ocupantes de oficinas”, realizada en 2020 por CBRE, compañía de servicios inmobiliarios, el 73% de las empresas anticipa apoyar estilos de trabajo balanceados en el futuro, señala Borray.

Tenemos las oficinas centrales, donde se va a concentrar la información, los productos, las diferentes áreas de una compañía y los centros de datos. Como complemento, tendremos una combinación de diferentes espacios. Aquí se incluyen: oficinas satélites, hogares y oficinas de proyectos, como también otros menos corporativos. Este es el caso de gimnasios, cafés y de  otros espacios, desde los cuales vamos a poder trabajar y desarrollar nuestras labores.

Estrategia robusta de IT híbrida

Esta es la nueva forma de trabajar en las empresas. Obviamente, todos estos cambios tienen un impacto en la tecnología. En concepto de Borray, “habrá más dependencia de las redes inalámbricas. Esto comprende, tanto las redes Wi-Fi, como las redes celulares. Esta infraestructura es fundamental para trabajar fuera de las oficinas. Por ello deben ser más robustas. Afortunadamente, hoy en día hay un avance importante en cuanto a equipos, velocidades y anchos de banda.

En este mismo sentido, se requiere un diseño flexible y una estrategia robusta de IT híbrida. Dado que la fuerza laboral deja de estar concentrada en un solo lugar, ahora es necesario habilitar las herramientas y aplicaciones que le permitan trabajar en forma remota.

Con respecto a soluciones de audio y video, controles de acceso, elevadores y máquinas expendedoras, la exigencia es que sean de bajo o nulo contacto. En la nueva normalidad es claro que, entre menos contacto se tenga con los dispositivos que se encuentran en los lugares públicos, menos exposición habrá al contagio de una enfermedad.

Edificios inteligentes

Lo que ha hecho la pandemia es aumentar el enfoque en que los edificios sean cada vez más inteligentes. Esto representa un catalizador para los centros de datos Edge, puesto que el procesamiento de la información en tiempo real permitirá tomar acciones inteligentes e inmediatas que garanticen el cumplimiento de las medidas de bioseguridad.

La adopción de tecnologías para programación y gestión de salas también hace parte de las nuevas tendencias. Desde un celular o una tableta será posible reservar un espacio de trabajo o reunión. Por otro lado, las salas de reuniones tendrán todo dispuesto para realizar juntas con asistentes, tanto presenciales como virtuales. Con el menor contacto físico posible, los participantes enlazarán su portátil a la red de la sala y desde ahí se controlará la presentación, el audio, el despliegue de pantalla, hasta la apertura y cierre de cortinas.

Todos estos avances ya venían implementándose como parte del IoT (Internet de las Cosas), pero ahora su adopción se apresura, incrementando el número de equipos conectados a la red. Por eso es fundamental que la infraestructura física se diseñe e implemente con la visión de soportar los cambios que se darán durante los próximos 10 a 15 años, concluye el Gerente de Desarrollo de Negocios para Latinoamérica de Panduit.